Proses Perencanaan

Proses Perencanaan

• Pengertian Perencanaan ( Planning ).

Pada dasarnyayang dimaksud dengan perencanaan yaitu, memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa (what), siapa (who), kapan (when), dimana (where), mengapa (why), dan bagaimana (how).Jadi perencanaan yaitu fungsi dari seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutussan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan. (Oleh T.Hani Handoko, op cit, hal. 77-78.)

• Empat tahap dasar perencanaan.

1. Menetapkan Tugas dan Tujuan.

Antarantugas dan tujuan tidak dapat di pisahkan, suatu rencana tidak diformulir tanpa di tetapkanterlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya.Tugasdiartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh.

2. Observasi dan Analisa.

Menentukan factor-faktor apa yang dapat memudahkan dalam pencapaian tujuan (Observasi), bila sudah di ketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang akan digunakan.

3. Mengadakan Kemungkinan-kemungkinan.

Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan.Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, missal lamanya peyelesaian, besarnya biaya yang dibutuhkan, efisiensi dan efektifitas dan lain sebagainya.

4. Membuat Sintesa

Sintesa yaitu alternative yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sintesa dari kemungkinan-kemunkinan tersebut.Kemungkinan-kemungkinan tersebut tidak mungkin diambil salah satu saja, sebab setiap kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan.

• Rencana Operasional (Operasional Plan).

Merupakan penjabaran dari perencanaan strategic, adapun bentuk dari perencanaan ini yaitu berupa anggaran dan prinsip-prinsip operasional, yaitu :

1. Consentrated, penerapan dari asas pengendalian yang dilaksanakan oleh manajer, agar terlaksana unity of command dan unity of direction dalam setiap program kerja.

2. Integrated, penerapan aspek koordinasi dalam setiap pekerjaan agar tercapai keterpaduan kerja guna menjamin tujuan yang efektif.

3. Continue, perlunya kesinambungan program kerja sehingga dapat digunakan untuk perbaikan-perbaikan program kerja selanjutnya, sehingga terjadi peningkatan efisiensi.

4. Multi instansion approach, agar integrasi tugas tetap terjaga dengan di dukung system yang baik.

Rencana ini meliputi perencanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek.

Adapun dua rencana operasional yang perlu di ketahui, yaitu :

1. Rencana sekali pakai (Single use plan), yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan dan ini sifatnya lebih terperinci karena hannya sekali pakai.

2. Rencana tetap (Standing plan), yaitu berupa pendekatan-pendekatan standart untuk penanganan-penanganan situasi-situasi yang dapat diperkirakan terlebih dahulu dan akan terjadi berulang-ulang.

• Rencana Strategik (Strategic Plan).

Bagian dari rencana global yang lebih terperinci.Dimana dengan menyusun kerangka kerja yang akan dilakukan untuk mencapai rencana global, dimensi waktunya adalah jangka panjang.

Tiga alasan penggunaan perencanaan strategic ini, yaitu : (Oleh T.Hani Handoko, op cit, hal. 92.)

1. Memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lainnya yang akan dilakukan.

2. Mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.

3. Titik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan menajer dan organisasi.

Langkah-langkah Proses Perencanaan Strategik : (Oleh Daut Scendel dan Charles, W Hofer eds, Strategic Management a New View of Business Policy Planing, Litle, Brown, Boston 1978.)

1. Penentuan misi dan tujuan organisasi.

2. Pengembangan profil perusahaan tentang kondisi dan kemampuan perusahaan.

3. Analisa lingkungan external.

4. Analisa internal.

5. Identifikasi kesempatan dan ancaman strategic.

6. Pembuatan keputusan strategic yang mencakup penetapan, penilaian dan pemilihan alternative yang akan digunakan.

7. Pengembangan strategic perusahaan.

8. Implementasi strategic.

9. Peninjauan kembali dan evaluasi dengan memonitoring dan membandingkan serta menilai semua kegiatan yang dilakuakan dengan yang akan dicapai.

• Faktor waktu dan Perencanaan.

Penetapan Tujuan

• Misi dan Tujuan Organisasi (Organization Goal)

Tujuan berbeda dengan sasaran, dimana tujuan cakupannya lebih luas di bandingkan dengan sasaran.Sasaran merupakan tujuan yang lebih khusus.Berbeda dengan pengeertian misi di mana misi merupakan pernyataan umum dan abadi tentang maksud tujuan organisasi yang membedakan organisasi yang satu dengan yang lainya.

Etzioni mengatakan bahwa tujuan organisasi merupakan keadaan yang diinginkan organisasi yang dikaitkan dengan tujuan yang ingin dicapai yang dinyatakan dalam suatu pernyataan.Serta memperkirakan tentang keadaan di masa yang akan datang.

Dua unsur dari pada tujuan, yaitu :

1. Hasil akhir yang ingin dicapai.

2. Kegiatan yang dilakukan saat ini untuk mencapai tujuan tersebut.

Dalam bukunya Manullag. Davis membagi tujuan menjadi tiga jenis, yaitu :

1. Tujuan Primer

2. Tujuan Kolateral

3. Tujuan Sekunder

• Fungsi tujuan

1. Sebagai dasar dan patokan bagi kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi baik pengarahan, penyaluran usaha-usaha maupun kegiatan dari para anggota organisasi tersebut tanpa kecuali.

2. Sumber legitimasi dengan meningkatkan kemampuan kegiatan-kegiatan yang dilakukan guna mendapatkan sumberdaya yang diperlukan dalam proses produksi dan mendapatkan dukungan dari linkungan yang berada di sekitarnya.

3. Sebagai standart pelaksanaan dengan mendasarkan diri pada tujuan yang akan dicapai yang dibuat secara jelas dan dapat di pahami oleh anggota lainnya.

4. Sumber mitivasi untuk mendorong anggota lainnya dalam melaksanakan tugasnya, missal dengan memberikan insentif bagi anggota yang melaksanakan tugasnya dengan baik, menghasilkan produk di atas standart dan lain sebagainya yang akhirnya dapat mendorong anggota lainnya.

5. Sebagai dasar rasional perusahaan, karena tujuan ini merupakan dasar perancangan dari organisasi.

• Managemen By Objective (MBO)

Management By Objective (MBO) menekankan pada pentingnya peranan tujuan dalam perencanaan yang efektif, dengan menetapkan prosedur pencapaian baik yang formal maupun informal, pertama dengan menetapkan tujuan yang akan dicapai dilanjutkan dengan kegiatan yang akan dilaksanakan sampai selesai baru diadakan peninjauan kembali atas pekerjaan yang telah dilakukan.

MBO adalah suatu proses partisipasi yang di rumuskan dalam bentuk misi atau sasaran, yang dapat di ukur dimana pengunaan ukuran ini sebagai pedoman bagi pengoperasian satuan kerja.

Maksud utama penggunaan MBO yaitu untuk mencapai efisiensi dalam operasi seluruh kegiatan organisasi.Proses penerapan MBO ini tergantung pada dua hipotesa, yaitu :

1. Bila seseorang sudah terikat pada tujuan organisasi, diharapkan dia bersedia berkorban lebih besar.

2. Kapan saja seseorang memperkirakan sesuatu bakal terjadi, maka dia berusaha akan mewujudkannya.

Pebuatan Keputusan

• Tipe-tipe keputusan

• Proses pembuatan keputusan

1. Pemahaman dan Perumusan Masalah

Manajer harus dapat menemukan masalah apa yang sebenarnya, dan menentukan bagian-bagian mana yang harus dipecahkan dan bagian mana yang seharusnya dipecahkan.

2. Pengumpulan dan Analisa Data yang Relevan

Setelah masalahnya ditemukan, lalu ditentukan dan dibuatkan rumusnya untuk membuat keputusan yang tepat.

3. Pengembangan Alternatif

Pengembangan alternative memungkinkan menolak kecenderungan membuat keputusan yang cepat agar tercapainya keputusan yang efektif.

4. Pengevaluasian terhadap Alternatif yang digunakan

Menilai efktivitas dari alternative yang dipakai, yang diukur dengan menghubungkan tujuan dan sumberdaya organisasi dengan yang realistic serta menilai seberapa baik alternative yang diambil dapat membantu pemecahan masalah.

5. Pemilihan Alternatif Terbaik

Didasarkan pada informasi yang diberikan kepada manajer dan ketidak sempurnaan kebijaksanaan yang diambil dapat membantu pemecahan masalah.

6. Implementasi Keputusan

Manajer harus menetapkan anggaran, mengadakan dan mengalokasikan sumberdaya yang diperlukan, serta menugaskan wewenang dan tanggung jawab pelaksanaan tugas, dengan memperhatikan resiko dan ketidak pastian terhadap keputusan yang diambil.Sehingga perlu di buat prosedur laporan kemajuan periodic dan mempersiapkan tindakan korektif bila timbul masalah baru dalam keputusan yang dibuat serta mempersiapkan peringatan dini atas segala kemungkinan yang terjadi.

7. Evaluasi dan Hasil Keputusan

Implementasi yang telah diambil harus selalu di monitor terus-menerus, apakah berjalan lancer dan memberikan hasil yang diharapkan.

• Keterlibatan bawahan dalam pembuatan keputusan

Keterlibatan bawahan dalam mengambil keputusan dapat bersifat resmi missal dengan pembuatan kelompok , bisa juga bersifat tidak resmi missal dengan meminta gagasan dan saran-saran.Pembuatan keputusan yang didasarkan pada sifat formal lebih efektif karena banyak masukan-masukan pengetahuan yang lainnya.Karakteristik situasi keputusan dan gaya pembuatan keputusan menjemen akan mempengaruhi dan menentukan apakah pembuatan keputusan dilakukan secara kelompok atau tidak.

Sumber: Penangantar Manajemen Umum, M. A. Mukhyi, Jakarta 1991.