Manajemen Umum

MANAJEMEN UMUM

·         Pengertian Manajemen  

o   Arti dan Fungsi Manajemen

            Menurut Profesor Oei Liang Lee manajemen dapat didefinisikan sebagai ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tentang manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

            Ada lima fungsi manajemen, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan

o   Jenjang Manajemen

            Perusahan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen, yaitu :

a.       Manajemen Puncak

Bertugas menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan-keputusan penting tentang hal-hal penting.

b.      Manajemen Madya

Mempunyai tanggung jawab dalam penyusunan rencana operasi yang melakukan rencana-rencana umum dari manajer puncak.

c.       Manajemen Operasional

Tugas manajemen operasional menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh manajer madya, mereka bertanggung jawab melakukan supervisi kepada para karyawan yang mengerjakan kegiatan harian.

·         Latar Belakang Sejarah Manajemen

o   Gerakan Manajemen Ilmiah

            Taylor (1856-1915) menulis buku yang berjudul “The Principles of Scientific Management”. Dalam bukunya Taylor mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien, yaitu :

Prinsip 1   : Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan satu cara    terbaik untuk menyelesaikannya.

Prinsip 2   : Orang yang tepat untuk  memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.

Prinsip 3   : Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan mengkaji pemegang jabatan dengan dasar insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.

Prinsip 4   :  Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan dan pemeriksaan pekerjaan.

·         Sekolah Tentang Pemikiran Manajemen

o   Sekolah Klasik (Classical School)

            Teori klasik mendefinisikan manajemen menurut tugas yang dilakukan oleh para manajer. Sekolah klasik telah memberikan saran tentang fungsi-fungsi manajer primer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pangendalian.

o   Sekolah Perilaku (Behavioral School)

            Sekolah ini memusatkan perhatian pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekankan kebutuha bagi para manajer untuk memahami manusia. Sekolah perilaku menarik beberapa disiplin psikologi dan sosiologi sebagai bagian dari latar belakang pendidiakan manajer.

o   Sekolah Ilmu Manajemen (Management Science School)

            Sekolah ilmu manajemen ini melibatkan matematika dan statistik. Model-model matematis digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah operasional perencanaan dan pengendalian.

o   Analisis Sistem

            Merupakan metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis dengan mengidentifikasi bagian-bagian utama dari suatu masalah dan hubungan mereka. Analisis sistem ini berkaitan dengan masalah-masalah yang melibatkan semua komponen secara bersama-sama.

o   Manajemen Hasil

            Manajemen hasil adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengandalian karyawan. Manajemen hasil menganggap bahwa hasil yang dibuat oleh manajer atau karyawan merupakan suatu yang penting, bukan seberapa besar kesibukan mereka.

·         Perencanaan

o   Bentuk-bentuk Perencanaan

            Perencanaan ditetapkan sekarang dan dilaksanakan serta digunakan untuk waktu yang akan datang. Maka perencanaan memiliki bentuk-bentuk sebagai tujuan, kebijakan, strategi, prosedur, aturan dan program.

o   Kegunaan Perencanaan

            Perencanaan merupakan fungsi dasar bagi fungsi-fungsi lainnya. Kegunaan perencanaan adalah :

a.    Mengurangi ketidak pastian serta perubahan pada waktu mendatang;

b.    Mengarahkan perhatian pada tujuan;

c.    Memperingan biaya; dan

d.    Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan.

o   Langkah-langkah Penyusunan Perencanaan

            Langkah-langkah yang harus diambil untuk menyusun suatu perencanaan adalah :

a.    Menetapkan tujuan;

b.    Menyusun anggapan-anggapan (premising);

c.    Menentukan berbagai alternatif tindakan;

d.    Mengadakan penilaian terhadap alternatif-alternatif tindakan yang sudah dipilih;

e.    Mengambil keputusan; dan

f.     Menyusun rencana pendukung.

o   Perencanaan Merupakan Proses Pendekatan yang Rasional

            Apabila kita berusaha untuk mempelajari posisi sekarang dengan menggunakan data akuntuansi maupun statistik, maka sebagai titik tolaknya kita harus menengok ke belakang (waktu yang lampau). Dengan memperoleh anggapan-anggapan secara jelas, tujuan yang hendak dicapai serta kesulitan-kesulitan yang mungkin timbul di dalam menyusun suatu perencanaan, haruslah dikaitkan dengan tenggang waktu tersebut.

o   Jangka Waktu Perencanaan

            Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelompokkan menjadi tiga golongan, yakni perencanaan jangka panjang, perencanaan jangka menengah dan perencanaan jangka pendek.

o   Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan

            Perencanaan juga mempunyai kelemahan, adanya kelemahan ini disebabkan oleh beberapa faktor yang mempunyai sifat membatasi perencanaan. Faktor tersebut ialah sulitnya mencari anggapan secara teliti, perubahan yang sangat cepat, kekakuan internal, kekakuan eksternal, dan waktu dan biaya.

o   Pengambilan Keputusan

-          Syarat pengambilan keputusan

            Untuk bertindak ataupun mengambil keputusan secara rasional tersebut membutuhkan beberapa syarat, antara lain :

a.    Berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan

b.    Mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang dapat dicapai beserta segala kekurangannya

c.    Mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan penilaian berbagai alternatif

d.    Bersikap optimis dan mempunyai kemauan yang kuat untuk memilih alternatif yang paling baik

-          Alat pengambilan keputusan

            Untuk mengambil keputusan yang rasional perlu digunakan alat-alat seperti operation research, teori probabilitas dan linear progamming. Selain ketiga macam alat pengambilan keputusan tersebut, masih terdapat beberapa teknik yang dipakai untuk memperbaiki kualitas pengambilan keputusan pada keadaan yang sifatnya tidak pasti, tetapi masih berada di dalam batas-batas kewajaran. Alat-alat tersebut adalah :

a.    Analisa resiko, setiap keputusan yang diambil dapat didasarkan pada interaksi beberapa variabel kritis.

b.    Pohon keputusan (decision tree), melihat berbagai kemungkinan arah yang dapat diambil dari berbagai jenis keputusan.

·         Pengorganisasian

o   Pengertian

            Ditinjau dari segi prosesnya, pengorganisasian merupakan usaha untuk menyusun komponen-komponen pokok sedemikian rupa, sehingga dapat dipakai sebagai sarana untuk mencapai tujuan. Fungsi pengorganisasian sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi, personalia  dan faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan.

o   Pola Hubungan antara Komponen Organisasi

            Antara tujuan, fungsi, tanggung jawab, wewenang serta pertanggung jawaban mempunyai hubungan yang erat dan berkaitan satu dengan lainnya.

o   Rntangan Kekuasaan

            Keefektifan dan efisiensi seorang pemimpin dalam mengatur bawahan banyak dipengaruhi oleh jumlah bawahan itu sendiri. Banyak sedikitnya frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain latihan dari bawahan, pendelegasian wewenang, perencanaan dan teknik komunikasi

o   Dasar-dasar Penggolongan Bagian Di Dalam Organisasi

            Pembagian kerja dan spesialisasi kegiatan perlu dilakukan. Pengelompokan menjadi bagian-bagian di dalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa faktor berikut :

a.    Didasarkan pada suatu angka

b.    Didasarkan pada waktu

c.    Didasarkan pada fungsi perusahaan

d.    Didasarkan pada luas daerah operasi

e.    Didasarkan pada jenis barang yang dihasilkan

f.     Didasarkan pada jenis langganan

o   Karakteristik Struktur Organisasi

Setiap bentuk struktur organisasi yang baik harus memiliki dua karakteristik dasar, yaitu keseimbangan dalam organisasi dan fleksibel.

·         Pengarahan

            Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan. Pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu prinsip mengarah kepada tujuan, prinsip keharmonisan dengan tujuan dan prinsip kesatuan komando.

            Pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar mereka bersedia untuk bekerja sebaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang. Adapun cara-cara pengarahan yang dapat dilakukan, yaitu orientasi, perintah dan delegasi wewenang.

            Kontz dan O’Donell mengartiakan komunikasi sebagai suatu pemindahan informasi antara orang yang satu dengan lainnya. Agar komunikasi dapat berjalan secara efektif dan efisien perlu memperhatikan prinsip komunikasi yang jelas, prinsip integritas dan prinsip pengaturan organisasi informasi.

            Bagi para pelaksana, untuk melaksanakan tugas-tugas dengan baik dipengaruhi oleh cara manajer dalam memberikan perintah. Motivasi mempunyai dua macam bentuk, yaitu motivasi positif dan motivasi negatif.

·         Pengkoordinasian

            Koordinasi perlu diadakan agar terdapat suatu keadaan yang harmonis sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Koordinasi antar bagian dan individu di dalam organisasi akan dapat tercapai bilamana diikuti dengan tiga prinsip, yaitu prinsip kontak langsung, prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi dan hubungan timbal balik di antara faktor-faktor yang ada.

            Untuk melaksanakan fungsi koordinasi, manajer dapat menempuh dua cara, yaitu :

1.    Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi.

2.    Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.

·         Pengawasan

            Pengawasan dapat mengukur seberapa jauh hasil yang telah dicapai sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan adalah menciptakan standard, membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard dan melakukan tindakan koreksi.